Proceso de elecciones de la Junta Directiva de la IAABC

La elección anual de directivos tiene lugar en la primera reunión de la nueva Junta Directiva. Mientras que los mandatos de la Junta son de dos años, los cargos de directivos son de uno. Por tanto, todos los años hay elecciones para cargos directivos.

Los nuevos miembros de la Junta Directiva no pueden saber cuáles son las capacidades de los candidatos a un puesto directivo, ya que se trata de su primera reunión como miembros de la Junta, y puede que ellos mismos aspiren a un puesto directivo, sin que ninguno de los miembros de su equipo conozca sus propias capacidades.

Tenemos una Junta Directiva profesional y solidaria. Para mantener esa colaboración y, al mismo tiempo, evaluar adecuadamente la idoneidad de los candidatos a los puestos directivos, debe seguirse un proceso que permita a cada miembro del Consejo comprender mejor las capacidades e intenciones de los candidatos. Esto no es fácil, y debe hacerse siempre con cuidado y sensibilidad hacia las ambiciones, deseos e idoneidad individual.

A continuación se describe el proceso a seguir para designar a los miembros de la Junta Directiva de la IAABC.

1. Periodo de los directivos

1. El periodo de los miembros de la Junta es de dos años.
2. El periodo de los directivos es de un año.
3. La elección de los directivos es el primer punto del orden del día de la primera reunión de la Junta recién constituida.
4. Los directivos que se eligen cada año son:
1. Presidente
2. Vicepresidente
3. Secretario
4. Tesorero

2. Declaración de compromiso

1. Al menos una semana antes de la reunión inicial de la Junta Directiva, quienes deseen presentarse como candidatos a cargos directivos deben enviar una declaración de compromiso por escrito al Director Ejecutivo, que se compartirá con todos los miembros de la Junta en activo y entrantes. Estas cartas se guardarán con la información de las elecciones del año como registro corporativo..
2. En la declaración se indica la experiencia del candidato y por qué se considera el mejor aspirante para el puesto. En la declaración también se indica qué otros puestos directivos podría desempeñar el candidato.
3. Esto se aplica a todos los miembros de la Junta que aspiran a un puesto, incluidos los miembros recién nombrados, los miembros previamente nombrados y los miembros que ya ocupan el cargo que desean.

3. Reunión para la elección de directivos

1. El Director Ejecutivo preside la parte inicial de la reunión para elegir a los miembros de la Junta Directiva.
2. La Junta recién constituida examina las opciones de candidatos, la idoneidad de cada uno de ellos y cualquier inquietud o propuesta que deseen expresar.
3. A continuación, se procede a la presentación de candidaturas para cada puesto directivo, incluida la autocandidatura, que deberá ser secundada por otro miembro de la Junta Directiva. En caso de que ningún miembro apoye la moción, el candidato no será elegible.
4. El Director Ejecutivo registra la votación para el acta.
5. Un candidato que no resulte elegido para un determinado cargo puede ser propuesto para un cargo posterior por cualquier miembro de la Junta Directiva o por el Director Ejecutivo. Se debe dar una segunda oportunidad, seguida de una votación. El candidato debe estar dispuesto a ocupar ese cargo. No se pueden imponer cargos a los miembros de la Junta.
6. Una vez elegidos los miembros de la Junta, el Presidente ejercerá la presidencia durante el resto de la reunión.
7. No se permite el voto por adelantado ni el voto por poder para la elección de directivos ni para otros asuntos de la Junta de la IAABC.

4. Nombramiento de directivos

1. En caso de que no se cubran todos los puestos directivos, el Presidente nombrará a un directivo de entre todos los miembros de la Junta Directiva hasta que se encuentre a otro voluntario.
2. En caso de que no se cubra el puesto de Presidente, el Director Ejecutivo nombrará a un Presidente interino hasta que se encuentre a otro voluntario.

Descripciones de los cargos de la Junta Directiva

Descripción del cargo de Presidente:

Responsabilidades generales

• El Presidente es responsable de garantizar que la Junta Directiva conozca y cumpla con sus responsabilidades de gobierno ante la IAABC; cumpla con las leyes y estatutos vigentes; lleve a cabo los asuntos de la Junta de forma eficaz y eficiente; y rinda cuentas de su actuación.
• Para cumplir con estas responsabilidades, y sujeto a los estatutos de la IAABC, el Presidente preside las reuniones, propone políticas y procedimientos junto con el Director Ejecutivo, guía a la Junta en el desarrollo de políticas y procedimientos, forma parte de varios comités, supervisa el desempeño de los Directores y Directivos.
• Presenta diversos informes a la Junta Directiva y a los miembros.
• Se mantiene al tanto de las acciones y actividades de los comités y desempeña otras funciones según surja la necesidad y/o según se defina en los estatutos para ayudar en los proyectos y tareas en curso de la IAABC.

Rendición de cuentas 

• El Presidente rinde cuentas ante la Junta Directiva, tal y como se especifica en los estatutos.
• El Presidente podrá delegar funciones específicas a miembros de la Junta Directiva y/o comités, según considere oportuno.
• El Presidente se asegura de que se planifique y comunique un orden del día para las reuniones de la Junta Directiva.
• El Presidente preside las reuniones de la Junta Directiva. En calidad de tal, el Presidente: preside las reuniones de acuerdo con las "Reglas de Robert, Revisadas" con el fin de animar a todos los miembros a participar en el debate y llegar a decisiones de forma ordenada, oportuna y democrática. En las juntas que funcionan con un comité ejecutivo, el Presidente desempeña las funciones mencionadas para el comité ejecutivo.

Relaciones profesionales 

• El Presidente se asegura de que la organización mantenga relaciones positivas y productivas con los medios de comunicación, patrocinadores, donantes y otras organizaciones. En esta función, el Presidente actúa como portavoz clave de la organización. Sus funciones pueden incluir representar a la organización ante los medios de comunicación, representar a la organización en organismos y comités gubernamentales o no gubernamentales, e informar oportuna y adecuadamente a los miembros de las decisiones y acciones de la Junta Directiva. En este sentido, es imprescindible que el Presidente conozca todos los programas de la organización, lo que implican en el mercado y qué programas complementarios o competitivos existen también en el mercado.

Titular de las firmas

• El Presidente tiene privilegios y permisos de firma en caso de que el Director Ejecutivo no esté disponible para hacerlo. El Presidente puede firmar correspondencia, solicitudes, informes, contratos y otros documentos autorizados por la Junta y en ausencia del Director Ejecutivo, de acuerdo con los estatutos, con el fin de supervisar los asuntos y las operaciones de la IAABC. Se debe tener mucho cuidado de que ningún documento sea firmado por el Presidente sin el conocimiento, si es posible, del Director Ejecutivo para evitar redundancias inadvertidas en los servicios, o contratos ya en negociación por el Director Ejecutivo.

Desarrollo de la Junta Directiva

• El Presidente garantiza, junto con el Director Ejecutivo, la existencia de estructuras y procedimientos para la contratación, capacitación y evaluación eficaces de los miembros de la Junta Directiva.

Recaudación de fondos

• El Presidente garantiza la existencia de estructuras y procedimientos para asegurar los recursos que necesita la organización.
• Esto puede requerir que el Presidente desempeñe un papel de liderazgo en las campañas de recaudación de fondos.

Descripción del cargo de Vicepresidente:

El Vicepresidente preside la Junta Directiva en ausencia del Presidente y asume todas las funciones del Presidente en caso de que éste deje su cargo provisionalmente o no pueda desempeñar sus funciones.

• La oficina del Vicepresidente actúa como "propietaria" de todas las listas de discusión de la IAABC y de los grupos y cuentas de medios sociales bajo la dirección de correo electrónico vicepresident@iaabc.org.
• El Vicepresidente colabora en la gestión de las listas y la depuración de las suscripciones durante la renovación y en otros momentos en los que el Director de Comunicaciones necesite ayuda.
• Se podrá solicitar al Vicepresidente que actúe como interlocutor del Comité con la Junta Directiva en caso de que el Presidente no esté disponible o como apoyo adicional al Presidente.

Descripción del cargo de Tesorero:

• El Tesorero es responsable de llevar la contabilidad de la organización, en colaboración con el Director Ejecutivo y el Responsable de Contabilidad. El encargado de la contabilidad colabora con el contador en la auditoría anual y la declaración de impuestos.
• El Tesorero se reúne con el Director Ejecutivo y/o el Presidente y el Responsable de Contabilidad para establecer el presupuesto anual, hacer proyecciones y analizar a fondo los gastos e ingresos de la organización.
• El Tesorero lleva a cabo una revisión trimestral de la contabilidad de la organización con el responsable de la contabilidad, y solicita informes mensuales al responsable de la contabilidad para presentarlos a la Junta en su siguiente reunión.
• El Tesorero no efectúa pagos, reembolsos ni depósitos a menos que se lo pida específicamente la Junta Directiva o el Director Ejecutivo. Todos los ingresos y gastos se realizan a través del encargado de contabilidad.
• El Presidente y/o el Director Ejecutivo, con el voto mayoritario de la Junta Directiva, podrán asignar todas las funciones anteriores a un encargado de contabilidad. El Tesorero de la Junta Directiva actuará como coordinador entre la Junta Directiva y el encargado de la contabilidad, e informará mensualmente a la Junta Directiva sobre todas las cuentas, fondos y valores de la empresa.

Descripción del cargo de Secretario:

Responsabilidades generales: 

• Las organizaciones están obligadas por ley y por la práctica a mantener determinados registros con varios fines, entre ellos:
  • memoria exacta de las decisiones;
  • registro preciso de votos y resoluciones;
  • determinación de la elegibilidad para votar;
  • continuidad de las políticas y prácticas; y
  • rendir cuentas ante los directores y directivos.
• El Secretario es responsable de garantizar la existencia de documentación precisa y suficiente para cumplir los requisitos legales y permitir que las personas autorizadas determinen cuándo, cómo y por quién fueron llevados a cabo los asuntos de la Junta. Para cumplir con estas responsabilidades, y de conformidad con los estatutos de la organización, el Secretario registra las actas de las reuniones, garantiza su exactitud y disponibilidad, mantiene los acuerdos de los miembros y los registros en el Libro de Políticas, cumple con cualquier otro requisito de un Director y Directivo, y realiza otras tareas según surja la necesidad y/o según se defina en los estatutos. (véase nota 1)

Rendición de cuentas

• El Secretario es responsable ante la Junta Directiva. A través de la Junta Directiva, determinadas funciones del Secretario pueden delegarse en el Director Ejecutivo, los miembros de la Junta y/o los comités, según se considere oportuno; no obstante, la responsabilidad de las mismas sigue recayendo en el Secretario.

Funciones específicas:

Actas

• El secretario es responsable de garantizar que se redacten y aprueben actas precisas de las reuniones. Los requisitos de las actas pueden variar según la competencia, pero deben incluir como mínimo:
  • fecha, hora y lugar de la reunión;
  • lista de las personas presentes y ausentes;
  • lista de temas tratados;
  • lista de reportes presentados;
  • texto de las mociones presentadas y descripción de su contenido.

Custodio de los registros

• El secretario se asegura de que los registros de la organización se mantengan tal y como exige la ley y se pongan a disposición de las personas autorizadas cuando lo soliciten. Estos registros pueden incluir documentos fundacionales (por ejemplo, cartas patentes, artículos de constitución), listas de directores, mandatos de la junta, actas de reuniones de comités y otros registros oficiales.

Estatutos

• El Secretario se asegura de que los cambios y actualizaciones de los Estatutos se registren adecuadamente en el libro de la Junta Directiva, y de que todas las enmiendas estén fechadas y señaladas en gris para reflejar los cambios.

Reuniones

• El Secretario participa en las reuniones de la Junta como miembro con derecho a voto. El secretario levanta acta de las reuniones según lo descrito anteriormente.

Nota 1:  Las actas deben contener información suficiente para ayudar a los directores y miembros ausentes a comprender qué asuntos se trataron y qué decisiones se tomaron. Las actas no deben ser informes literales de las reuniones, ni debe incluirse material sensible en las actas públicas.

Aprobado el 26 de junio de 2019